Nebenkosten-Übersicht

Die Seite Nebenkosten zeigt für jedes Objekt und Abrechnungsjahr den Stand deiner Betriebskostenabrechnung: erfasste Belege, Status (Nicht begonnen / In Bearbeitung / Finalisiert) und das Ergebnis. Wird die gesetzliche Abrechnungsfrist (12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, § 556 Abs. 3 BGB) überschritten, erscheint ein Warnhinweis.

Über die Pfeile neben der Jahreszahl wechselst du das Abrechnungsjahr. Die Liste lässt sich per Suchfeld (Adresse) und Statusfilter eingrenzen; die KI-Suche findet Objekte über ihre Belege (z. B. „alle Versicherungsbelege über 500 €”).

Eine Abrechnung beginnen

Klicke auf eine Objektzeile mit Status „Nicht begonnen”. Im Dialog bestätigst du den Abrechnungszeitraum (vorbelegt ist das Kalenderjahr, maximal 12 Monate) — danach öffnet sich die Abrechnungsseite als Entwurf.

Belege erfassen

Auf der Abrechnungsseite erfasst du über „Beleg erfassen” die Kosten des Objekts:

• Kostenart nach Betriebskostenverordnung (Grundsteuer, Wasserversorgung, Müllabfuhr, Versicherungen, Hausmeister …) oder „Nicht umlagefähig” für Kosten, die du nicht auf die Mieter umlegen darfst (z. B. Verwaltung, Instandhaltung).
• Leistungszeitraum — er entscheidet, zu welcher Abrechnung der Beleg gehört. Das Belegdatum darf davon abweichen (Jahresrechnungen kommen oft erst im Folgejahr).
• Umlageschlüssel je Beleg: Wohnfläche, Personenzahl, Anzahl Einheiten, Miteigentumsanteil oder direkte Zuordnung zu einer Einheit.
• Optional: enthaltene MwSt. und enthaltene Lohnkosten (§ 35a EStG, haushaltsnahe Dienstleistungen) — der Lohnkostenanteil wird je Mietverhältnis ausgewiesen, damit deine Mieter ihn steuerlich geltend machen können.

Den Miteigentumsanteil hinterlegst du an der jeweiligen Einheit (Einheit bearbeiten). Er stammt aus der Teilungserklärung und ist unabhängig von der Wohnfläche.

Verteilung und Ergebnis prüfen

Die Abrechnungsseite zeigt live:

• Verteilung — je Kostenposition, wie sich der Betrag auf die Einheiten und Mietverhältnisse verteilt. Bei Mieterwechsel wird taggenau anteilig gerechnet; Leerstandszeiten trägt automatisch der Eigentümer.
• Ergebnis je Mietverhältnis — Kostenanteil minus der im Zeitraum geschuldeten Vorauszahlungen (aus dem Mietverhältnis, inklusive Anpassungen) ergibt Nachzahlung oder Guthaben.

Fehlende Daten (z. B. Einheiten ohne Wohnfläche) werden als Warnhinweise angezeigt, bevor sie das Ergebnis verfälschen.

Finalisieren

„Finalisieren” friert das Ergebnis ein — spätere Änderungen an Belegen oder Mietverhältnissen verändern eine fertige Abrechnung nicht mehr. Über „Wieder öffnen” kannst du eine finalisierte Abrechnung zurück in Bearbeitung nehmen.

Anschreiben herunterladen (DOCX / PDF)

In der Spalte Anschreiben der Ergebnistabelle erzeugst du pro Mietverhältnis das fertige Abrechnungsschreiben:

• DOCX herunterladen — zum Nachbearbeiten in Word/LibreOffice.
• Drucken / PDF — öffnet die Druckansicht; über den Druckdialog deines Browsers speicherst du das Schreiben direkt als PDF.

Das Schreiben enthält die Kostenaufstellung mit Umlageschlüsseln, die Vorauszahlungen, das Ergebnis (Nachzahlung mit Zahlungsaufforderung inkl. deiner IBAN bzw. Guthaben) und — falls erfasst — den Lohnkostenausweis nach § 35a EStG. Es basiert auf der Vorlage „Betriebskostenabrechnung”: Existiert sie in deinem Portfolio unter Vorlagen, wird deine Version verwendet — du kannst sie dort frei anpassen. Deine Absenderdaten (Name, Adresse, IBAN) pflegst du in den Einstellungen → Präferenzen.

Heizkosten mit externem Messdienst

Wird dein Objekt zentral beheizt, verlangt die Heizkostenverordnung eine überwiegend verbrauchsabhängige Verteilung — die liefert in der Regel dein Messdienstleister (z. B. Techem, Ista). Trage die fertigen Beträge aus dessen Abrechnung als Belege mit direkter Zuordnung je Einheit ein.