Die Detailseite eines Mietverhältnisses

Ein Klick auf ein Mietverhältnis öffnet seine Detailseite. Wie bei der Immobilien-Detailseite lassen sich die Abschnitte über „Ansicht anpassen” frei ein-/ausblenden und per Ziehen neu anordnen.

Die Abschnitte

• Mietkonditionen — Kaltmiete, Nebenkosten, Warmmiete, Laufzeit, Kaution und Vertragsdetails.
• Mieter — Kontaktdaten aller Mieter dieses Mietverhältnisses. Jeder Mieter kann mehrere Telefonnummern haben; sie werden untereinander aufgeführt, mit ihrer Art (Mobil, Festnetz, Arbeit) dahinter, und sind direkt anklickbar.
• Notizen — interne Notizen und Kommentare.
• Mietentwicklung — Zeitverlauf von Kaltmiete und Nebenkosten mit allen Anpassungen.
• Buchungen — Zahlungseingänge und Rückstände, siehe Konto.
• Dokumente — Anhänge und Vertragsdokumente.
• Aufgaben — Aufgaben und Mängel zu diesem Mietverhältnis.

Woraus sich die angezeigten Beträge ergeben

Die Kachel Mietkonditionen zeigt immer den aktuellen Betrag — also inklusive aller Anpassungen, die bis heute wirksam geworden sind. Sobald es solche Anpassungen gibt, schlüsselt die Kachel darunter auf, woher der Betrag kommt:

• bei Mietbeginn — der vereinbarte Ausgangsbetrag, darunter eingerückt seine Positionen (etwa Heizung, Wasser, Müll), falls du die Nebenkosten aufgeschlüsselt hast
• Anpassungen — die Summe aller seither wirksamen Erhöhungen und Senkungen

Beides gilt für Kaltmiete und Nebenkosten gleichermaßen. Gibt es keine Anpassungen, ist der angezeigte Betrag der Ausgangsbetrag, und die Positionen stehen wie gewohnt direkt darunter.

Anpassungen, die in der Zukunft liegen, verändern die Beträge noch nicht. Sie werden stattdessen als eigene Zeile „geplant ab TT.MM.JJJJ” ausgewiesen — in der Kachel, im Zeitverlauf unter Mietentwicklung (dort mit der Kennzeichnung „geplant”) und in den Übersichten unter der Kaltmiete/Monat: bei den Immobilien, im Kopf einer Immobilie und in der Liste der Mietverhältnisse. So bleibt sichtbar, was ansteht, ohne dass der Zahlungsabgleich mit einem Betrag rechnet, der noch nicht fällig ist.

Nebenkosten-Vereinbarung

Im Abschnitt Mietkonditionen legst du unter Bearbeiten fest, wie die Nebenkosten vereinbart sind. Die Wahl entscheidet, ob es überhaupt eine Nebenkostenabrechnung gibt:

• Vorauszahlung — der Normalfall und die Voreinstellung. Einmal jährlich wird abgerechnet, mit Nachzahlung oder Guthaben.
• Pauschale — im Vertrag stehen Kaltmiete und ein fester Nebenkostenbetrag. Es wird nicht abgerechnet, die tatsächlichen Kosten trägst du.
• Inklusivmiete — im Vertrag steht nur ein Gesamtbetrag. Auch hier wird nicht abgerechnet.

Bestehende Mietverhältnisse bleiben auf Vorauszahlung, solange du nichts änderst.

Pauschale oder Inklusivmiete?

Rechnerisch verhalten sich beide gleich — der Unterschied liegt darin, ob der Nebenkostenbetrag vereinbart ist:

Bei der Pauschale ist er Vertragsbestandteil. Du trägst Kaltmiete und Nebenkosten getrennt ein, die Gesamtmiete ist die Summe, und der Betrag darf in Vorlagen und Schreiben auftauchen.

Bei der Inklusivmiete gibst du die Gesamtmiete ein — die eine Zahl, die im Vertrag steht. Darunter kannst du schätzen, welcher Anteil davon auf Nebenkosten entfällt; die Kaltmiete wird daraus abgeleitet und mit „(abgeleitet)” gekennzeichnet. Dieser Anteil ist deine interne Kalkulation: er hält die Kaltmiete für den Mietspiegel-Vergleich und alle Auswertungen sauber, erscheint aber in keinem Schreiben an den Mieter. Die Vorlagen-Variablen mietverhaeltnis.kaltmiete und mietverhaeltnis.nebenkosten liefern dort bewusst „–”; belastbar ist nur mietverhaeltnis.gesamtmiete.

Wechselst du zwischen den drei Optionen, bleiben beide Beträge unverändert stehen — es ändert sich nur, wie sie beschriftet und behandelt werden. Was der Mieter schuldet, ändert sich nicht, und die Rückstandsberechnung stimmt weiterhin.

In der Nebenkostenabrechnung

Ein solches Mietverhältnis taucht dort mit dem Vermerk „Pauschale — keine Abrechnung” auf: kein Saldo, kein Anschreiben. Sein Kostenanteil wird trotzdem berechnet — sonst würden die übrigen Mieter des Hauses zu viel tragen — und dann dir zugeordnet.

Daneben steht ein Kalkulationshinweis: was der Vertrag im Abrechnungszeitraum eingebracht hat, was der Kostenanteil war, und das Ergebnis daraus. So siehst du, ob der Betrag ausgereicht hat. Das ist ausdrücklich keine Forderung — bei einer Pauschale wird nicht abgerechnet, für den Mieter entsteht daraus weder Nachzahlung noch Guthaben. Auf dem Anschreiben erscheint die Zahl nicht.

Was das für Cashflow und Rendite bedeutet, steht unter Nicht umlagefähige Nebenkosten.

Heizkosten dürfen nach § 2 Heizkostenverordnung in der Regel nicht pauschaliert werden; Ausnahmen gelten etwa für Gebäude mit maximal zwei Wohnungen. verwaltet.ai weist im Dialog darauf hin, prüft die Zulässigkeit aber nicht für dich.

Anpassungen der Miete oder Nebenkosten

Im Abschnitt Mietentwicklung legst du über „+ Anpassung” eine Erhöhung oder Senkung an: Datum, Betrag (positiv = Erhöhung, negativ = Senkung) und optional ein Grund. Mit dem Haken „Befristet bis” gilt die Anpassung nur bis zu diesem Datum — danach greift wieder der vorherige Betrag, sichtbar als eigene „Ende:“-Zeile im Zeitverlauf.

Jede angelegte Anpassung lässt sich über das Stift-Symbol nachträglich bearbeiten. Das ist vor allem für Mietminderungen gedacht, bei denen das Ende zunächst offen ist: Du legst die Minderung ohne Enddatum an und trägst es nach, sobald es feststeht — löschen und neu anlegen ist dafür nicht nötig. Die Art der Anpassung (Kaltmiete oder Nebenkosten) steht beim Bearbeiten fest; die Zeilen „Mietbeginn” und „Ende: …” sind keine eigenen Einträge und haben deshalb keine Bearbeiten-Aktion.

Indexmiete: Anpassung übernehmen

Bei einem Indexmietvertrag erscheint im Abschnitt Mietentwicklung automatisch ein Hinweis „Indexanpassung möglich”, sobald sich der Verbraucherpreisindex (VPI) seit der letzten Anpassung ausreichend verändert hat. Er zeigt aktuelle und vorgeschlagene Miete sowie die zugrunde liegenden VPI-Werte. Du kannst den Vorschlag über „Verwerfen” ablehnen oder das passende Erhöhungsschreiben direkt herunterladen.

Mietrückstand und Mahnung

Sind Kontoumsätze zugeordnet, gleicht die App Soll und Ist ab: Ein Rückstand erscheint als Hinweis am Mietverhältnis, und die Mieter-Übersicht lässt sich gezielt nach Mietverhältnissen mit Rückstand filtern.

Direkt aus dem Abschnitt Buchungen lädst du dann ein Mahnschreiben als Word-Dokument herunter — vorausgefüllt aus der Vorlage „Mahnung Mietrückstand” mit Mieter, Wohnung und offenen Beträgen. Prüfen, ergänzen, versenden.

Buchungen exportieren

Im Abschnitt Buchungen exportierst du die Zahlungen des gewählten Jahres über Export als Excel-Datei — wahlweise als Buchungen-Liste oder als Mietaufstellung mit den Monatsmieten des Jahres, etwa für den Steuerberater oder ein Räumungsverfahren.