Belege-Übersicht

Die Seite Belege (Finanzen → Belege) listet alle Betriebskostenbelege deines Portfolios über alle Objekte hinweg — dein zentraler Sammelort übers ganze Jahr. Eine Nebenkostenabrechnung übernimmt später automatisch alle Belege, deren Leistungszeitraum in ihren Abrechnungszeitraum fällt.

Über die Pfeile neben der Jahreszahl wechselst du das Jahr. Das Suchfeld filtert nach Kostenart, Bezeichnung oder Adresse; die KI-Suche findet Belege inhaltlich (z. B. „alle Versicherungsbelege über 500 €”).

Einen Beleg erfassen

Ein Klick auf „Beleg erfassen” öffnet den Erfassungsdialog in zwei Schritten:

1. Zuordnung — du wählst die Immobilie und optional die Einheit. Ohne Einheit gilt der Beleg für die gesamte Immobilie und wird später über den Umlageschlüssel verteilt.
2. Belegdaten — Kostenart, Betrag, Leistungszeitraum und optional eine Bezeichnung.

Ganz oben im Dialog kannst du ein Foto oder PDF hochladen: Die KI liest Betrag, Kostenart und Leistungszeitraum aus und schlägt anhand der Adresse das passende Objekt vor. Du prüfst und speicherst. Das Dokument ist aber optional — Kostenart, Betrag und Leistungszeitraum genügen völlig, wenn du weder Belege hochladen noch dein Konto abgleichen möchtest.

Kontoausgänge erzeugen keine eigenen Belege: Auf der Seite Konto verknüpfst du eine Abbuchung über „Belegabgleich” mit einem Beleg, den du hier bereits erfasst hast.

Umlagefähig oder nicht

Jeder Beleg (bzw. jede Position) trägt ein Häkchen „Umlagefähig”. Kosten, die du nicht auf die Mieter umlegen darfst (Verwaltung, Instandhaltung, Reparaturen), behalten so ihre sachliche Kostenart — etwa „Heizung” für eine Heizungsreparatur — und landen in der Abrechnung trotzdem beim Eigentümer.

Sammelbescheide in Positionen aufteilen

Ein Bescheid, der mehrere Kostenarten bündelt (typisch: der Grundabgabenbescheid der Stadt mit Grundsteuer, Abwasser, Müll und Straßenreinigung), wird als ein Beleg erfasst: Über „In Positionen aufteilen” bekommt jede Position ihre eigene Kostenart, ihr eigenes Umlagefähig-Häkchen und bei Bedarf einen eigenen Umlageschlüssel — Grundsteuer nach Wohnfläche, Abwasser und Müll nach Personenzahl. Der Belegbetrag ist automatisch die Summe der Positionen, und die Abrechnung verteilt jede Position separat.

Zahlungen verknüpfen (optional)

Hast du unter Konto auch Kontoausgänge importiert, zeigt jede Belegzeile zwei Status:

• Beleg / Ohne Beleg — ob ein Dokument (Foto/PDF) angehängt ist.
• Bezahlt / Teilweise bezahlt / Keine Zahlung — ob die verknüpften Abbuchungen den Belegbetrag decken. Ein Jahresbescheid, der in vier Quartalsraten abgebucht wird, springt nach der vierten verknüpften Rate auf „Bezahlt”.

Beides ist reine Information, kein Zwang: Wer nur Summen erfasst und kein Bankkonto abgleicht, sieht weder die Zahlungsspalte noch Warnungen dazu.

Beleg bearbeiten

Ein Klick auf eine Zeile öffnet den Bearbeitungsdialog — dort änderst du Beträge, Positionen, den Leistungszeitraum oder hängst nachträglich das Beleg-Dokument an.