Nicht umlagefähige Nebenkosten

Bei einem klassischen Mietvertrag sind Nebenkosten für dich ein durchlaufender Posten: Der Mieter zahlt monatlich eine Vorauszahlung, einmal im Jahr rechnest du ab, und die Differenz wird nachgezahlt oder erstattet. Unterm Strich belasten diese Kosten deinen Cashflow nicht.

Es gibt aber drei Fälle, in denen genau das nicht stimmt — und in denen die Kosten tatsächlich bei dir bleiben.

Die drei Gründe

1. Gesetzlich nicht umlagefähig

Manche Kosten darfst du nach der Betriebskostenverordnung gar nicht auf Mieter umlegen: Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, Rücklagen, Mietausfallwagnis. Du erfasst sie im Nebenkosten-Bereich mit der Kategorie „Nicht umlagefähig”.

2. Leerstand

Steht eine Einheit leer, gibt es niemanden, auf den ihr Anteil an Grundsteuer, Versicherung oder Allgemeinstrom entfallen könnte. Dieser Anteil bleibt bei dir. Genau deshalb ist Leerstand teurer als nur die entgangene Miete: Die Kosten laufen weiter.

3. Pauschalmiete

Ist mit dem Mieter eine Nebenkostenpauschale oder eine Inklusivmiete vereinbart, findet keine Abrechnung statt. Der Mieter zahlt einen festen Betrag — und du trägst die tatsächlichen Kosten, egal wie hoch sie ausfallen. Beide sind eigene Optionen am Mietverhältnis; sie verhalten sich rechnerisch gleich und unterscheiden sich darin, ob der Nebenkostenbetrag im Vertrag steht oder deine interne Kalkulation ist.

Das ist besonders bei Zimmervermietung üblich: WG-Zimmer werden fast immer zu einem Komplettpreis vermietet — also als Inklusivmiete. Wie du das an einem Mietverhältnis hinterlegst, steht unter Mietverhältnis-Details.

Ob der Betrag ausgereicht hat, zeigt die Nebenkostenabrechnung: neben jedem solchen Vertrag steht dort, was er im Zeitraum eingebracht hat, was sein Kostenanteil war und was daraus übrig blieb. Ein Kalkulationshinweis für dich — keine Forderung an den Mieter.

Was verwaltet.ai damit macht

Alle drei Fälle landen in einer Kennzahl: Bewirtschaftungskosten. Sie taucht in den Finanzkennzahlen auf, sobald für ein Objekt etwas davon anfällt. Der Begriff stammt aus der Immobilienwertermittlung (ImmoWertV) und umfasst genau diese Posten: Verwaltung, Instandhaltung und die Betriebskosten, die sich nicht umlegen lassen. Die Beleg-Kategorie „Nicht umlagefähig” ist also nur einer der drei Bestandteile.

Ein Unterschied zur Lehrbuch-Definition: Dort steckt im Mietausfallwagnis auch die entgangene Miete eines Leerstands. Hier nicht — die Kennzahl zählt nur Kosten, keine ausgefallene Miete.

Wichtig ist die Gegenrichtung: Eine Nebenkostenpauschale ist echte Einnahme. Weil sie nie abgerechnet wird, behältst du sie — anders als eine Vorauszahlung, die bis zur Abrechnung eine Verbindlichkeit bleibt. verwaltet.ai rechnet deshalb beide Seiten: Pauschalen erhöhen die Einnahmen, die tatsächlichen Kosten mindern sie.

Als Pauschale zählt dabei der Nebenkosten-Anteil, den du am Mietverhältnis eingetragen hast. Lässt du ihn leer, ist der volle Betrag Kaltmiete — an den Einnahmen ändert das nichts, nur an der Aufteilung in den Kennzahlen.

Nur die Kosten zu zählen, würde eine WG deutlich schlechter darstellen, als sie ist.

Welche Kennzahlen sich ändern

Kennzahl	Berücksichtigt Kosten?
Bruttomietrendite	Nein — sie ist per Definition eine Kennzahl vor Kosten.
Kaufpreisfaktor	Nein — üblicherweise ebenfalls brutto gerechnet.
Beleihungsgrad (LTV)	Nein — hängt nur an Restschuld und Marktwert.
Nettomietrendite	Ja — die Ergänzung zur Bruttomietrendite, nach deinen Kosten.
EK-Rendite	Ja
Schuldendienstdeckung (DSCR)	Ja
Cash-on-Cash	Ja
Liquidität	Ja

Brutto- und Nettomietrendite stehen bewusst nebeneinander: Die Bruttorendite bleibt vergleichbar mit Exposés und Marktzahlen, die Nettorendite zeigt, was davon nach deinen Kosten übrig bleibt.

Hinweis für bestehende Portfolios

Wenn du verwaltet.ai schon länger nutzt, werden EK-Rendite und DSCR nach diesem Update niedriger ausfallen als vorher. Die Kennzahlen sind dadurch nicht schlechter geworden — sie berücksichtigen jetzt Kosten, die vorher unter den Tisch gefallen sind. Beim DSCR entspricht das außerdem erst der üblichen Definition, die auf dem Nettoertrag statt auf der Bruttomiete beruht.

Woher die Zahl kommt

Aus deinen Belegen — und nur daraus. verwaltet.ai summiert die erfassten Belege der vergangenen zwölf Monate und teilt durch zwölf. Es gibt keinen zweiten Ort, an dem du diese Kosten pflegen könntest: Was in der Nebenkostenabrechnung steht, ist auch die Grundlage der Rendite. Beide können damit nicht auseinanderlaufen.

Der Tooltip der Kennzahl nennt die Aufteilung — wie viel im Jahr auf nicht umlagefähige Belege, auf Leerstand und auf Pauschalmieten entfiel.

Das heißt auch: Eine einzelne Dachreparatur über 3.000 € drückt die Nettorendite zwölf Monate lang und lässt sie danach wieder hochspringen. Das ist keine Ungenauigkeit, sondern das, was tatsächlich passiert ist. Wer die dauerhafte Belastung gleichmäßig abbilden will, erfasst sie gleichmäßig: eine monatliche Instandhaltungsrücklage als Beleg der Kategorie Nicht umlagefähig. Als Faustregel rechnen viele Vermieter mit 20–30 % der Kaltmiete für Verwaltung, Instandhaltung und Rücklage.

Sind für ein Objekt noch keine Belege erfasst, rechnet verwaltet.ai mit 0 € und sagt das im Tooltip — eine geschätzte Zahl wird nicht erfunden.

In der Simulation

Die Finanzsimulation rechnet die Kosten ebenfalls mit. Ein Detail lohnt die Aufmerksamkeit: Bei einer angenommenen Leerstandsquote sinken die Mieteinnahmen — die Kosten aber nicht. Das ist Absicht und entspricht der Realität: Eine leerstehende Wohnung kostet weiterhin Grundsteuer, Versicherung und Heizung. Leerstand ist genau der Moment, in dem diese Kosten nicht mehr umlagefähig sind.