Update: Die Nebenkostenabrechnung ist da
Belege erfassen, Kosten automatisch verteilen, fertiges Anschreiben herunterladen: Die erste Version der Nebenkostenabrechnung ist live — inklusive Fristwarnung und § 35a-Ausweis.
Die Nebenkostenabrechnung ist für viele Vermieter der unangenehmste Termin des Jahres: Belege zusammensuchen, Excel-Formeln prüfen, Fristen im Blick behalten. Mit dem August-Update übernimmt verwaltet.ai die Rechenarbeit — die erste Version der Nebenkostenabrechnung ist live.
Nach dem Aufgaben-Modul im Juni und den Vorlagen im Juli schließt dieses Update die größte Lücke: die Betriebskostenabrechnung, komplett integriert in dein Portfolio.
Ein Ort für alle Abrechnungen
Die neue Seite Nebenkosten zeigt dir pro Objekt und Abrechnungsjahr, wo du stehst: erfasste Belege, Status und Ergebnis. Läuft die gesetzliche Abrechnungsfrist ab — zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 BGB) — warnt dich die Übersicht, bevor es teuer wird. Und die KI-Suche findet Objekte sogar über ihre Belege, etwa mit „alle Versicherungsbelege über 500 €”.
Belege erfassen, verteilen lassen
Du erfasst die Kosten deines Objekts als Belege — die Kostenarten folgen der Betriebskostenverordnung, von Grundsteuer über Wasser bis Hausmeister. Nicht umlagefähige Posten wie Verwaltung oder Instandhaltung markierst du als solche, damit sie gar nicht erst in der Abrechnung landen.
Den Rest übernimmt die Verteilung:
- Umlageschlüssel pro Beleg — Wohnfläche, Personenzahl, Anzahl Einheiten, Miteigentumsanteil oder direkte Zuordnung zu einer Einheit.
- Taggenaue Abrechnung — bei einem Mieterwechsel im Jahr wird automatisch anteilig gerechnet, Leerstandszeiten trägt der Eigentümer.
- Lohnkostenausweis nach § 35a EStG — enthaltene Lohnkosten werden pro Mietverhältnis ausgewiesen, damit deine Mieter sie steuerlich absetzen können. Ein Service, der gute Vermieter von der Masse abhebt.
Das Ergebnis siehst du live: pro Kostenposition die Verteilung auf alle Einheiten, pro Mietverhältnis die Gegenüberstellung von Kostenanteil und geleisteten Vorauszahlungen — also Nachzahlung oder Guthaben. Fehlen Daten, etwa eine Wohnfläche, weist dich die Abrechnung darauf hin, bevor das Ergebnis verfälscht wird.
Vom Entwurf zum fertigen Brief
Bist du fertig, finalisierst du die Abrechnung — das Ergebnis ist damit eingefroren und spätere Änderungen an Belegen oder Verträgen können es nicht mehr verändern. Das fertige Anschreiben lädst du pro Mietverhältnis direkt herunter, als Word-Dokument oder PDF: mit Kostenaufstellung, Umlageschlüsseln, Vorauszahlungen, Ergebnis samt Zahlungsaufforderung und deiner IBAN.
Das Schreiben basiert auf der Vorlage „Betriebskostenabrechnung” aus dem Vorlagen-Modul — du kannst es also frei an deinen Stil anpassen.
Erste Version — und was noch kommt
Das ist die erste Ausbaustufe. Heizkosten aus zentraler Beheizung bindest du heute über die Abrechnung deines Messdienstleisters (z. B. Techem, Ista) ein, deren Beträge du je Einheit direkt zuordnest. An weiteren Automatisierungen — Stichwort KI-Belegerkennung — arbeiten wir bereits. Dein Feedback aus den ersten Abrechnungen fließt direkt in die nächsten Versionen ein.
Jetzt kostenlos ausprobieren
Die Nebenkostenabrechnung ist ab sofort verfügbar. Erfasse deine Belege übers Jahr verteilt — und zum Stichtag ist die Abrechnung ein paar Klicks statt ein Wochenende Arbeit.